Personvernpolicy Remiks Miljøpark AS

I kontakt med vår kundeservice, eller via våre nettsider ber vi deg om å i mange tilfeller om å oppgi følgende opplysninger:

• Navn
• Fakturaadresse
• E-postadresse
• Telefonnummer til mobil og/eller fasttelefon
• Fødsels og personnummer
• Gårds og bruksnummer på din bolig

Informasjonen over er nødvendig for å overholde avtaleforpliktelsen overfor deg som kunde. Vi benytter dette til å fakturere deg, samt registrere forbrukshistorikk ved avfallshåndtering. Kontaktinformasjonen vil på samme grunnlag benyttes til å kontakte deg med informasjon om Remiks Miljøpark AS, tilhørende produkter og annen informasjon som kan være relevant for ditt kundeforhold. Dette vil primært skje på e-post.

For å kunne hjelpe deg med reklamasjon, samt imøtekomme lovmessige krav til bokføring og regnskapsføring, så vil opplysningene oppbevares i regnskapet etter til enhver tid gjeldende lovkrav fra myndighetene. Pr i dag er dette minimum 5 år jf bokføringsloven §13. Lovhjemmel for denne oppbevaringen er Artikkel 17 3-b).

Opplysningene over får vi også for våre privatkunder levert fra eiendomsmatrikkelen hos Tromsø Kommune. Formålet med denne overføringen er å kunne levere offentlig pålagt avfallshåndtering på vegne av kommunen. Vi sender de samme opplysningene tilbake til kommunen, sammen med faktureringsinformasjon. Tromsø Kommune bruker dette for å fakturere deg for offentlig renovasjon.

Notater om kundeforhold

Når du kontakter kundeservice angående ditt kundeforhold hos Remiks Miljøpark AS tar vi notater om de sakene du bringer inn til oss. Disse notatene oppbevarer vi gjennom hele kundeforholdet og i inntil 36 måneder etter kundeforholdet er avsluttet. Dette er for å kunne bistå deg med spørsmål eller andre momenter etter kundeforholdet er avsluttet.

E-post-kommunikasjon og brev

Generell kommunikasjon:

Det du selv velger å sende inn av opplysninger til en av våre fellesbetjente e-postbokser vil bli lagret i inntil 12 måneder. Det du sender kan også lagres videre i vårt elektroniske arkiv, hvor lovhjemmel og formål vil avgjøre lagringstiden. Du kan lese mer om dette andre steder i personvernpolicyen. Men til eksempel vil saker som angår regnskap og fakturering lagres i minimum 3 år, mens andre saker kan lagre lengre. Du kan alltid be om innsyn i det vi har lagret om deg ved å kontakte oss.

Jobbsøknader lagrer vi i inntil 24 måneder i tilfelle ledige stillinger skulle oppstå på et senere tidspunkt.

E-post til ansatte:

E-post du sender til våre ansatte har vi normalt sett ikke innsyn i da de er beskyttet av den enkelte ansattes personvern. Vi kan imidlertid begjære innsyn i disse under spesielle omstendigheter jf arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrift. Ved en innsynsbegjæring vil vi imidlertid som selskap ikke ha anledning til å gjennomgå våre ansattes e-post.

Backup:

All e-post havner også i vår backup-rotasjon som kan medføre lagring i lengre tid, inntil 36 måneder, men normalt sett etter 30-45 dager. Dersom du begjærer dine opplysninger slettet eller rettet, vil vi påse at dette også skjer ved en eventuell gjenoppretting fra backup. Utover dette vil dine data slettes automatisk ved naturlig rotasjon i backup.

Beskyttelse mot rettskrav:

Vi vil ha behov for å bevare relevant kommunikasjon for å kunne forsvare oss mot et eventuelt fremtidig rettskrav jf Artikkel 17 3-e). For enkle pengekrav er foreldelsesfristen 3 år, mens i tilfeller ved ykesskade kan foreldelsesfristen være 20 år. Forskjellige foreldelsesfrister kommer til anvendelse, men som et minimum gjelder 3 år jf foreldelsesloven §2. Det betyr at alle opplysninger og kommunikasjon du sender oss vil kunne bli vurdert for oppbevaring i minimum 3 år.

Ved fysisk besøk hos administrasjonen:

• Navn
• Telefonnummer

Dersom du besøker administrasjonen vil opplysningene over samles inn og lagres hos vår leverandør av besøkstjenester. Disse opplysningene samler vi inn for å kunne ha oversikt over hvem som er i bygget i tilfelle evakuering og brann. Opplysningene slettes automatisk og rutinemessig på satte intervaller.

Ved levering av avfall / besøk på returstasjon

• Video
• Navn
• Gårds- og bruksnummer
• Adresse

Når du besøker returstasjonen vil du bli filmet og lagret i vårt CCTV system. Dette gjør vi for å sikre anlegget om natten, samt forhindre ulovlig avfallsdumping, men også for å kunne dokumentere arbeidsulykker/personskader eller andre hendelser. Systemet benyttes for å beskytte både dine og selskapets rettslige interesser i tilfelle det skulle skje en ulykke eller et lovbrudd. Video slettes rutinemessig etter Datatilsynets gjeldende regler og kan kun aksesseres av forhåndsklarert personell hos oss, og all uthenting dokumenteres.

Hvis du benytter vekta for å levere avfall, eller registrerer ditt avfallskort, vil vi benytte informasjonen på kortet til å utarbeide faktura og forbrukshistorikk på deg. Denne informasjonen sendes til Tromsø Kommune som utarbeider fakturagrunnlag.

Tømmedata

Tidspunkt for tømming av beholder og GPS-posisjon av renovasjonsbil ved tømming samles inn for å sikre at abonnenten får renovasjonstjenesten og betaler riktig renovasjonsgebyr i henhold til gjeldende gebyrsatser.

Statistikk og analyse

Opplysninger om registrerte tømminger knyttet til eiendom brukes også til statistikk. Opplysningene kan også brukes til interne analyser og ruteplanlegging. Statistikken vil i tilfelle ikke bli knyttet til individnivå og vil bli anonymisert og behandlet uavhengig av de innsamlede personopplysningene.